"L'identitovigilance n'a pas de prix"

"N ous avions déjà informatisé la prescription médicamenteuse", explique Brice Payen, directeur médical de l'hôpital. "Nous avons voulu le faire également pour le laboratoire. Ce projet a pris cinq ans parce qu'il fallait gérer les priorités au niveau de l'institution. Mener de front la prescription médicamenteuse informatisée et la prescription laboratoire informatisée (PLI) aurait été difficile. En outre, durant la pandémie, notre laboratoire a été très sollicité. La sortie de la crise nous a permis de déployer la PLI dans l'institution.""Ce projet est vraiment interdisciplinaire", ajoute le pharmacien-biologiste Maxime Depoorter, directeur du laboratoire. "Il réunit le labo, les médecins et les infirmières. Nous avons voulu informatiser l'étape du prélèvement. L'idée n'était pas de simplement digitaliser les formulaires. Désormais au CHR Haute Senne, l'infirmière prélève en fonction de la prescription du médecin dans des tubes qui sont clairement identifiés."Les promoteurs du nouveau système ont été visité l'hôpital Foch à Paris pour préparer l'implémentation de la PLI. "Cet hôpital allait installer un module d'identitovigilance permettant d'identifier le préleveur, le patient et les tubes utilisés pour le prélèvement. Ce module d'identitovigilance n'existait pas dans Omnipro, le DPI que nous utilisons. Il a fallu que les fournisseurs des logiciels du dossier patient informatisé et du laboratoire communiquent ensemble", explique Patrick Coppoy, directeur informatique. "Dans notre nouveau système, l'étape d'impression des étiquettes à mettre sur les tubes est supprimée. Nous utilisons des tubes qui ont un code-barres dès la sortie de l'usine1", explique Maxime Depoorter. "Le code-barres est unique. Il ne se répète que tous les deux milliards de tubes. Les personnes chargées des prélèvements ne doivent plus coller d'étiquettes. Ce qui réduit les risques d'erreurs lors de la manipulation. Il ne peut plus y avoir d'erreurs au niveau de l'étiquetage. C'est très novateur d'avoir voulu informatiser la phase pré-analytique, avant l'analyse qui est effectuée par les machines en laboratoire." Précisons que cette PLI concerne uniquement les patients hospitalisés au CHR, pas les patients ambulatoires. Un projet pour la PLI ambulatoire est à l'étude au niveau fédéral. Le système de tubes pré-encodés permet également de supprimer les nombreuses imprimantes qui étaient nécessaires dans les unités et services pour imprimer les étiquettes et aussi d'éviter le gaspillage lié aux habitudes de travail des infirmières. La PLI indique le type et le nombre exact de tubes à prélever et à scanner. "Le surcoût pour l'achat des tubes, de l'ordre de 10% par rapport aux tubes classiques, est rapidement récupéré", commente Maxime Depoorter. "Nous acceptons ce surcoût parce que l'identitovigilance n'a pas de prix", ajoute le Dr Payen. "Sur tous nos dossiers, nous avions, par le passé, 3,4% des tubes qui contenaient au moins une non-conformité. La non-conformité majoritaire (55%) était la non-identification du tube. Rappelons que l'identification des tubes prend beaucoup de temps à l'infirmière. Grâce à la PLI, nous allons fameusement réduire les erreurs puisque tout est informatisé et labellisé. En plus, le système permet aussi d'anonymiser les analyses. Le seul moyen de connaître le contenu d'un tube est de le scanner", s'enthousiasme le directeur du laboratoire. Par ailleurs, la PLI permet aussi, en amont, de contrôler les profils de prescription des analyses et d'être plus raisonnable au niveau du nombre de prélèvements. "Il a fallu rassurer les équipes par rapport au changement de système et au fait que les codes-barres du patient et du préleveur sont suivis. Grâce aux codes-barres, on sait que telle infirmière prélève tel tube à tel patient par rapport à une demande bien identifiée. Le nom du patient est dématérialisé, mais on répond à 100% à l'identitovigilance", précise Brice Payen. En Belgique, il n'y a que trois fournisseurs qui vendent des tubes précodebarrés 2. "La gamme de tubes est encore réduite actuellement. Il faut donc encore, en répondant à certaines questions, encoder manuellement l'origine précise du prélèvement. Plus ce système sera utilisé, plus la gamme de tubes va s'élargir", commente Maxime Depoorter. "Nous avions fixé la date du basculement du nouveau système à l'avance, le 22 février 2022 à minuit, pour nous mettre un challenge supplémentaire. Nous voulions que toutes les prescriptions de laboratoire pour les patients hospitalisés soient informatisées. Elles l'ont été. Tout avait été bien préparé à l'avance pour y parvenir", se souvient le Dr Payen . "Du jour au lendemain, la logistique a remplacé les tubes anciens par les nouveaux. Il n'y avait plus de prescription papier. Il a donc fallu travailler dans le nouveau système. Des formations en ligne avaient été proposées au personnel pour se préparer au changement", ajoute Maxime Depoorter. Toute l'équipe était sur le pont pour assister à la première PLI à 5 h du matin. "Ce lancement nous a permis de voir si nous étions capables de lancer un nouveau système sans rencontrer de problèmes. Le résultat est positif. C'est rassurant pour l'implémentation de notre futur DPI. Il y a eu un véritable engagement collaboratif. Nous avons eu un chef de projet qui a mouillé son maillot et il a été suivi par cinq équipes (le médical, le nursing, l'informatique, le laboratoire et la logistique). Nous avons fonctionné comme une main", conclut le Dr Payen. Le CH Mouscron, membre du réseau hospitalier Phare, a déjà marqué son intérêt par rapport à ce système de PLI "précodebarrée". Le temps dira si les autres hôpitaux du réseau - Epicura et Chwapi - emboîteront le pas et si ce système de PLI sera intégré dans le futur DPI commun au réseau Phare.