Salles d'opération et services médico-techniques sont autant d'instruments hospitaliers qu'il convient de mener à la baguette pour obtenir un résultat harmonieux. Présent aux Cliniques universitaires, le jdM a alors cherché à connaître les techniques employées par les chefs d'orchestre administratifs.

"Je sais que du côté néerlandophone, c'est déjà le cas à la KUL . Mais Saint-Luc a une recette originale et une certaine avance sur d'autres hôpitaux : nous disposons d'une planification centralisée de l'agenda du bloc opératoire ", épingle d'emblée Isabelle Pluvinage (à droite sur la photo), cheffe du service de planification des séjours hospitaliers.

L'avantage principal de cette centralisation est qu'en cas d'abandon d'une salle, quelle qu'en soit la raison, il est possible de transférer les programmes vers une autre. Cela permet ensuite d'utiliser de façon optimale les infrastructures, de remplir les salles bien sûr mais surtout de ne pas les faire déborder.

"Ne fut-ce que pour pouvoir garder un rythme soutenable pour le corps infirmier. Pour les chirurgiens aussi évidemment. Mais le chirurgien, quand il a fini son programme, il a d'autres activités. Tandis que les infirmières de bloc, elles y sont tout le temps", relativise la directrice du service.

Cette planification requiert une importante logistique, sans trop de changements ou, en tout cas, des changements contrôlés, pour disposer du bon matériel au bon moment. Sans oublier des infirmières spécialisées, idéalement, par secteur.

"Elles sont ainsi toutes spécialisées par secteur au bloc (viscéral, ortho, etc.). Ici à l'administratif, en miroir, nous le sommes aussi. Les gestionnaires de planification travaillent pour un secteur qu'elles connaissent bien", souligne Isabelle Pluvinage.

Prêtes à tout

L'équipe des planificatrices n'a jusqu'ici jamais eu à déplorer une réaction en chaîne d'impondérables réduisant à néant toute marge d'ajustement, s'accorde-t-on à dire dans le service.

"C'est une grande équipe. Elles sont douze, treize avec moi. Elles sont spécialisées dans leur secteur, maîtrisent les habitudes des services, les types d'intervention, ce qui est très important pour la confiance accordée par le médecin", explique Jennifer Westerlinck(à gauche sur la photo), responsable Opérationnel de la planification.

Autrement dit, quand les conditions l'exigent, elles sont toutes capables de gérer de l'urgence.

"Si deux salles tombent, c'est rare mais cela peut arriver, elles vont s'entraider. A priori, nous n'arrivons pas à un débordement total", insiste Jennifer Westerlinck.

La pression énorme appartient à la routine et il ne faut pas pour autant des dizaines d'organisatrices pour faire tourner l'hôpital. Le fait qu'elles travaillent en secteur permet en effet une grande économie en termes d'équivalents temps plein.

"Ça s'est fait un peu par marketing interne. On est parti de l'ortho et de la digestive. Puis les autres services ont rejoint", rappelle Isabelle Pluvinage.

Deux services n'ont visiblement pas (encore) besoin de cette tour de contrôle externe, la neurochir et la chirurgie cardiaque.

"C'est assez classique dans tous les hôpitaux. Ils sont suffisamment grands pour avoir des ETP en permanence pour gérer leurs programmes. Par exemple, quand on a repris la neurologie, avec 1/2 ETP, nous assurons leur travail. C'est assez économe au niveau personnel et au niveau des salles, puisque on peut se les échanger entre spécialités", ponctue la cheffe de service.

Indépendance

D'un point de vue plus humain, on sait que certains médecins souffrent d'une allergie aux aspects administratifs en général. Il arrive aussi que certains services se taillent une réputation pour leur manque d'organisation. Mais les planificatrices ne déplorent aucun problème dans leurs rapports.

"Du fait de cette gestion externe, nous assurons un service au médecin, parfois sur mesure à la demande car il y a des spécificités. Mais, par ailleurs, il y a une discipline institutionnelle. Le médecin reçoit le service désiré mais ce n'est pas lui qui est en charge de superviser les procédures. C'est une espèce de responsabilité partagée. Mais le médecin peut se reposer sur nous", considère Isabelle Pluvinage.

Les gestionnaires de la planification ne dépendent pas d'un médecin, elles travaillent pour un service, pour les unités de soins, pour les consultations mais ne dépendent que du service administratif.

"C'est un gage de bon fonctionnement. Et puis tout étant devenu électronique, le médecin qui n'encode pas la demande, ne la reçoit pas, tout simplement", note Jennifer Westerlinck.

Même tout ce qui est demandé hors bloc se transmet désormais par mail. Là aussi, il y a une traçabilité beaucoup plus sécurisante que ce qu'il se passait avant.

"On pouvait mal entendre le numéro administratif ou l'examen, tout pouvait arriver par téléphone, sans pouvoir en garder de trace. Ici, nous avons recours à des mails génériques par service", précise la responsable Opérationnel.

Ces mails génériques peuvent paraître insignifiants mais lors d'une absence dans l'équipe des planifications, cela n'interfère pas avec le bon fonctionnement.

"Nous n'arrêtons jamais, nous avons des back-ups pour toutes les fonctions. Tout en étant un département administratif, nous sommes en phase avec la notion de la continuité des soins", conclut Isabelle Pluvinage.

Salles d'opération et services médico-techniques sont autant d'instruments hospitaliers qu'il convient de mener à la baguette pour obtenir un résultat harmonieux. Présent aux Cliniques universitaires, le jdM a alors cherché à connaître les techniques employées par les chefs d'orchestre administratifs. "Je sais que du côté néerlandophone, c'est déjà le cas à la KUL . Mais Saint-Luc a une recette originale et une certaine avance sur d'autres hôpitaux : nous disposons d'une planification centralisée de l'agenda du bloc opératoire ", épingle d'emblée Isabelle Pluvinage (à droite sur la photo), cheffe du service de planification des séjours hospitaliers.L'avantage principal de cette centralisation est qu'en cas d'abandon d'une salle, quelle qu'en soit la raison, il est possible de transférer les programmes vers une autre. Cela permet ensuite d'utiliser de façon optimale les infrastructures, de remplir les salles bien sûr mais surtout de ne pas les faire déborder. "Ne fut-ce que pour pouvoir garder un rythme soutenable pour le corps infirmier. Pour les chirurgiens aussi évidemment. Mais le chirurgien, quand il a fini son programme, il a d'autres activités. Tandis que les infirmières de bloc, elles y sont tout le temps", relativise la directrice du service.Cette planification requiert une importante logistique, sans trop de changements ou, en tout cas, des changements contrôlés, pour disposer du bon matériel au bon moment. Sans oublier des infirmières spécialisées, idéalement, par secteur. "Elles sont ainsi toutes spécialisées par secteur au bloc (viscéral, ortho, etc.). Ici à l'administratif, en miroir, nous le sommes aussi. Les gestionnaires de planification travaillent pour un secteur qu'elles connaissent bien", souligne Isabelle Pluvinage.L'équipe des planificatrices n'a jusqu'ici jamais eu à déplorer une réaction en chaîne d'impondérables réduisant à néant toute marge d'ajustement, s'accorde-t-on à dire dans le service."C'est une grande équipe. Elles sont douze, treize avec moi. Elles sont spécialisées dans leur secteur, maîtrisent les habitudes des services, les types d'intervention, ce qui est très important pour la confiance accordée par le médecin", explique Jennifer Westerlinck(à gauche sur la photo), responsable Opérationnel de la planification.Autrement dit, quand les conditions l'exigent, elles sont toutes capables de gérer de l'urgence. "Si deux salles tombent, c'est rare mais cela peut arriver, elles vont s'entraider. A priori, nous n'arrivons pas à un débordement total", insiste Jennifer Westerlinck. La pression énorme appartient à la routine et il ne faut pas pour autant des dizaines d'organisatrices pour faire tourner l'hôpital. Le fait qu'elles travaillent en secteur permet en effet une grande économie en termes d'équivalents temps plein. "Ça s'est fait un peu par marketing interne. On est parti de l'ortho et de la digestive. Puis les autres services ont rejoint", rappelle Isabelle Pluvinage.Deux services n'ont visiblement pas (encore) besoin de cette tour de contrôle externe, la neurochir et la chirurgie cardiaque. "C'est assez classique dans tous les hôpitaux. Ils sont suffisamment grands pour avoir des ETP en permanence pour gérer leurs programmes. Par exemple, quand on a repris la neurologie, avec 1/2 ETP, nous assurons leur travail. C'est assez économe au niveau personnel et au niveau des salles, puisque on peut se les échanger entre spécialités", ponctue la cheffe de service. D'un point de vue plus humain, on sait que certains médecins souffrent d'une allergie aux aspects administratifs en général. Il arrive aussi que certains services se taillent une réputation pour leur manque d'organisation. Mais les planificatrices ne déplorent aucun problème dans leurs rapports."Du fait de cette gestion externe, nous assurons un service au médecin, parfois sur mesure à la demande car il y a des spécificités. Mais, par ailleurs, il y a une discipline institutionnelle. Le médecin reçoit le service désiré mais ce n'est pas lui qui est en charge de superviser les procédures. C'est une espèce de responsabilité partagée. Mais le médecin peut se reposer sur nous", considère Isabelle Pluvinage.Les gestionnaires de la planification ne dépendent pas d'un médecin, elles travaillent pour un service, pour les unités de soins, pour les consultations mais ne dépendent que du service administratif. "C'est un gage de bon fonctionnement. Et puis tout étant devenu électronique, le médecin qui n'encode pas la demande, ne la reçoit pas, tout simplement", note Jennifer Westerlinck.Même tout ce qui est demandé hors bloc se transmet désormais par mail. Là aussi, il y a une traçabilité beaucoup plus sécurisante que ce qu'il se passait avant. "On pouvait mal entendre le numéro administratif ou l'examen, tout pouvait arriver par téléphone, sans pouvoir en garder de trace. Ici, nous avons recours à des mails génériques par service", précise la responsable Opérationnel.Ces mails génériques peuvent paraître insignifiants mais lors d'une absence dans l'équipe des planifications, cela n'interfère pas avec le bon fonctionnement. "Nous n'arrêtons jamais, nous avons des back-ups pour toutes les fonctions. Tout en étant un département administratif, nous sommes en phase avec la notion de la continuité des soins", conclut Isabelle Pluvinage.